„Herman Data“ teikiamas licencijuotas dokumentų saugojimas pasižymi aukštu konfidencialumo lygiu ir kokybe. Mūsų paslauga sumažins įmonės dokumentų valdymo, paieškos ir saugojimo išlaidas. Jūsų dokumentai mūsų saugykloje bus laikomi paisant visų dokumentų ilgaamžiškumo, konfidencialumo ir saugumo reikalavimų.
Jūsų dokumentai bus saugomi pritaikytoje saugykloje, kurioje įdiegtas inovatyvus elektroninis archyvas. Jo dėka Jūsų dokumentai bus suindeksuoti ir įkelti į sistemą. Taip Jūs galėsite valdyti dokumentus ir stebėti kiekvieną dokumento judėjimo kryptį ir būseną.
Mūsų saugykloje taip pat yra įrengta signalizacija, apsauganti nuo įsilaužimo, priešgaisrinės saugos sistema, taip pat palaikomas klimatas, reikalingas užtikrinti Jūsų dokumentų ilgaamžiškumą, o svarbiausia, Jūsų dokumentai bus apdrausti civilinės atsakomybės draudimu.
Esame kvalifikuoti savo srities profesionalai, todėl galime garantuoti, kad dokumentų saugojimas atliekamas pagal visas Lietuvos Respublikos įstatymais numatytas taisykles (tai patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos išduota dokumentų saugojimo licencija). Taip pat turime ir dokumentų tvarkymo licenciją, todėl Jūsų įmonei galime pasiūlyti ne tik dokumentų saugojimo paslaugas, bet ir kokybiškas archyvavimo paslaugas, kurios išspręs ir palengvins Jūsų dokumentų valdymo problemas.
Nauda Jūsų įmonei:
- Jums nereikės nuomotis patalpų dokumentų saugojimui, nes mokėsite tik už užimamą plotą.
- Jums nereikės įrengti archyvinių patalpų ilgaamžiškam dokumentų išsaugojimui.
- Jūsų dokumentai bus suindeksuoti ir patalpinti į elektroninį archyvą, todėl juos galėsite valdyti bet kur ir bet kuriuo metu.
- Greitai ir patogiai užsisakysite reikiamą dokumentą elektroniniu arba kitu Jums priimtinu būdu.
- Dokumentus Jums pateiksime patogiausiu būdu: elektroninėje laikmenoje arba pristatysime į Jūsų pageidaujamą vietą.
- Mes užtikrinsime dokumentų konfidencialumą ir saugumą.
Elektroninė archyvo valdymo programa
Saugykloje vyksta uždaro ciklo dokumentų valdymo sistema, kai kiekvienas dokumento, bylos ar dėžės judėjimas yra fiksuojamas elektroninio archyvo valdymo sistemoje. Elektroninėje archyvo valdymo sistemoje, realiu laiku galite atlikti paieškas, stebėti dokumentų būseną, užsakyti dokumentus iš ir į saugyklą. Taip pat stebėti užsakymo ir dokumentų judėjimo būklę. Jeigu dokumentai jau užsakyti iš saugyklos, visada matysite, koks darbuotojas užsakė ir kada jie buvo pristatyti. Elektroninis archyvas prieinamas iš visų įrenginių, ar tai būtų kompiuteris, ar išmanus įrenginys. Reikia tik turėti internetą ir naršyklę.